Organisation

27 juin 2022 - groupe vivre ensemble - Merci Katy qui rejoint le groupe! Olivia envoie un mail pour expliquer les enjeux et convaincre d’autres membres de rejoindre le groupe vivre ensemble.

27 juin 2022 - Journée de travail collective - La journée de travaux aura lieu le 8 octobre (à la place du 15).

27 juin 2022 - AG financement - Décision : AG de financement en novembre avec une enveloppe de 25'000.- (proposée par le groupe, correspond à 15% de la somme disponible) Abstentions : 6, Contre : 0.

7 avril 2022 - Journée de travail collective - Le consensus est qu’une AG de travail festif sera organisée le samedi 15 octobre 2022. Les membres qui ne peuvent pas y participer devront d’excuser.

7 juin 2021 - Modification des PV - Groupe PV: les objections aux PV doivent être fait lors de l'AG. Une fois que le PV a été approuvé, on ne revient plus sur la décision.

14 juillet 2020 - Financement des groupes de travail - Proposition acceptée que durant chaque année l'AGO définit la somme disponible selon le bénéfice de l'année :

- 10% de cette somme serait réservés pour les petites dépenses courantes (décision d'allocation de budget au cas par cas en AGE)

- Les 90% de la somme seront attribués lors de 2 AGE dans l'année où les projets seront présentés et approuvés. Les dates de ces AGE sont définies à l'avance pour l'année.

- Un Groupe "financement" s'occupe de réceptionner les projets détaillés et budgetisés avant que ceux-ci soient soumis aux membres par emails 2 semaines avant l'AGE, afin que les membres puissent en prendre connaissance et poser leurs questions.

- L'allocation du budget se fera en AGE.

14 juillet 2020 - AG - proposition de commencer les AG suivants ces horraire : 19h30-19h45 Apéro  // 19h45: début officiel de l'AG.

14 juillet 2020 - Cotisations - Création d'un Groupe de Travail pour creuser la reflexion d'inclure les habitant.e.s entre 16-18 ans comme membres et leur conférer le statut de coopérateur.ice, avec une cotisation à convenir

30 septembre 2019 - Organisation des AG - Le groupe vivre-ensemble propose d'animer les AG. L'ordre du jour sera ouvert à l'avance et chacun pourra y noter ses points. Trois tours de parole sont prévus (clarifications, améliorations, objections). Cinq principes sont proposés: Co-création et équivalence, bienveillance, expression, authenticité, confidentialité. Cette méthode sera testée et un bilan sera fait.

- Les horaires AG ne conviennent pas à tout le monde. Le groupe vivre ensemble s’y colle. (retour des brunchs/AG?)

20 mai 2019 - AG - Constitution d'un groupe de prise de PV

- Décision d'annoncer les dates d'AG à l'avance, en bloc

02 mars 2020 - AG - Proposition de fixer les dates des AG le 7 de chaque mois. Si ça tombe durant un week-end ou un vendredi, l'AGE est fixée au lundi suivant. Durant les vacances scolaires: le même jour de la semaine, mais repoussé à la semaine suivante

04 mars 2019 - parts sociales - Les documents qui font foi sont conservés dansun registre de parts sociales qui sera archivé de manière sécurisée. Les attestations sont distribuées aux membres présents et remis dans les boîtes aux lettres des absents.

04 mars 2019 - Etiquettes boîtes aux lettres - Yves a commandé les étiquettes pour les boîtes aux lettres à l'EPI. Elles sont blanches sur fond vert comme le logo. L'AG donne son accord pour qu'il ait accès aux clés afin d'installer les étiquettes sur les boîtes aux lettres. Merci ! Chacun est invité à mettre son nom à côté de sa sonnette.

04 mars 2019 - Débarras des espaces communs - Remerciement au groupe. Une prochaine fois une valorisation devrait d'abord effectuée via une association afin de récupérer les choses en bon état, en accord avec les aspects écologiques de notre charte notamment.

28 mai 2018 - communication - Le groupe de communication propose d’utiliser des panneaux d’informations (un au rez inférieur et l’autre au rez supérieur) Le groupe propose un projet de tableau en liège fait maison. Le budget est d’environ 300.-. Les tableaux sont approuvés par l’assemblée générale. Le mail pour transmettre les communications importantes reste le canal principal.

28 mai 2018 - charte wifi - Les points suivants ont été modifié dans la charte wifi  :
Polygones n’enregistre pas de journaux détaillés du trafic. Cependant, afin d’améliorer la qualité du service, des informations générales sur l’utilisation du système informatique sont collectées et accessibles dans l’interface d’administration du réseau.
Un système d’encryptage des données a été mis en place afin de répondre aux demandes légales des autorités (permettre d’identifier l’auteur d’une connexion internet à la demande) et protéger la coopérative, tout en protégeant la vie privée (encryption) de chacun, chacune. Seront répertoriés dans ce système uniquement les connexions réseau (pas le contenu) et les connexions des appareils annexes au réseau.
Le décryptage des logs (rapports) nécessitera que plusieurs membres du comité soient présents pour fournir leurs clefs (une seule ne suffit pas). Les administrateurs n’ont pas de droits supplémentaires sur ces données.
Exemples de contrôles techniques poussés pouvant être effectués ou mis en place :
• Dans un souci de sécurité du réseau et des ressources informatiques ;
• Dans un souci de vérification que l’utilisation des services reste conforme aux règles éditées dans ce document ;
• En cas de demande légale de la part des autorités compétentes.

La modification de la charte wifi est approuvée par l’assemblée générale.

4 juillet 2018 - " Charte d'auto-consommateurs " SIG - Etant donné qu'après la signature de la charte la facture globale des SIG sera envoyée à Polygones, la coopérative se chargera de refacturer aux habitants selon leur consommation personnelle.

04 mar 2019 - cartes de parking - L'AG valide la baisse du tarif des cartes parking visiteurs. Le nouveau tarif est de 7.-/ 24h et 4.-/12h, ce qui reste plus élevé que l'abonnement mensuel du parking à 180.-CHF. Pour rendre les cartes plus accessibles et potentiellement augmenter leur utilisation, elles seront mises en libre service, à l'essai, dans le cellier, accompagnées d'une cagnotte pour l'argent dû et une feuille de suivi, comme pour le vin.

10 septembre 2018 - Parkings - le Comité a décidé de faire un rappel sur le fonctionnement du parking suite à l’observation de certaines dérives. L’OLO a fixé le prix des places à 220 francs et Polygones a demandé à ce que l’on baisse ce prix à 180 francs, vus que quelques postes financiers étaient surévalués. On s’était mis d’accord à l’AG avant de déménager que tout ceux qui ont une voiture doivent prendre une place à Polygones pour être solidaire et éviter les augmentations de loyer. Cela est en annexe du contrat de bail. si le principe énoncé plus haut n’est pas respecté, on se met en infraction au contrat de bail signé, ce qui peut potentiellement mener à une résiliation du bail.  Et l’AG devra prendre des décisions pour les cas non conformes.

Nous avons 21 places et elles ne sont pas toutes louées. Groupe de travail « rentabilisation des places de parking » pour trouver des locataires de ces places. Personnes intéressées: Rime, Stéphane, éventuellement Harry.

5 novembre 2018 - Organisation des AG- Le comité souhaite changer régulièrement les personnes chargées de mener les débats lors des AG et que ces personnes ne soient pas forcément les membres du comité.

10 décembre 2018 - Modification de l’art. 26 al. 3 des statuts de la coopérative - Cet article est une obligation légale selon la FPLC pour toute structure ayant reçu un terrain de l’Etat. Il est donc impossible de le modifier. Décision : modification rejetée, à voir quelle autre solution peut être trouvée pour les cas où des membres souhaitent prendre un congé sabbatique et partir à l’étranger.

5 novembre 2018 Modification de l’art. 26 al. 3 des statuts de la coopérative - Cette modification a pour objectif de permettre le traitement des cas d’absence temporaire d’un membre tel que pour des années sabbatiques ou similaire (la sous-location est interdite par les conditions HM). Changement sur la procédure d’attribution appartement (actuellement basée sur une liste d’attente uniquement). La proposition est que la personne “sortante” résilie son bail et trouve quelqu’un qui la remplace pour une durée déterminée a l’avance. Cela nécessite de pouvoir sélectionner une personne qui n’est pas sur liste d’attente. Les habitants “sortant” resteraient membres et garderaient leurs parts sociales. Les statuts spécifient que l’attribution des logements est basée sur liste d’attente. La proposition est d’ajouter une mention du type: “exceptionnellement l’AG peut déroger à cette règle”. Le comité signale que l’article 7 contient déjà une mention similaire. L’ajout de cette mention permettrait aussi de faciliter des échanges d’appartements avec le futur immeuble à Lancy.

10 décembre 2018 - Modification de l’art. 4 des statuts de la coopérative - Le siège de la coopérative passe de Genève à Meyrin.

10 décembre 2018 - Parts sociales - répartition des parts impairs validée.

10 décembre 2018 - Etat des lieux - Les documents d’état des lieux seront mis dans les boîtes aux lettres. Ils sont pré-remplis, reste à compléter l’entête et signer. Pas besoin de signaler les défauts « connus » qui relèvent du travail des entreprises et qui ne peuvent de toute manière pas être liés à notre usage (ex : coulure de béton sur les portes fenêtres, traces de peinture sur les murs etc). Les états des lieux de sortie seront remplis en connaissance de ces problèmes, en prenant aussi en compte une usure normale des appartements. Un mail suivra avec la marche à suivre.

28 janvier 2019 - parkings - Edmée demande si on change le tarif des cartes parkings, qui sont sous-utilisées. Les baisse-t-on ? L'AG valide.

20 mai 2019 - Cotisations - La question de savoir si on continue à cotiser (100.-/an) pour se payer des petits aménagements va être posée à l'AGO 2019.

4  novembre 2019 - Cotisations - L'AGO décide de fixer la cotisation 2019 à 0.-.

20 mai 2019 - Communication - l’AG n’est pas un lieu où on doit parler d’intérêts personnels. On ne doit pas prendre à parti des personnes de façon individuelle.

28 janvier 2019 - Communication - Emails, pas pourriels, merci de garder l'adressse mail membres pour les mails formels relatifs à ls coopérative.

8 février 2021 - Communication - Le document "Règles de communication Whatsapp et Email" est adopté. On est nombreux, il faut donc éviter les messages polluants, les répondre à tous, la courtoisie est de mise ! Il n'y aura plus qu'un groupe whatsapp Polygones et il sera modéré par le groupe vivre ensemble, tout comme le mail membres@polygones.ch. Ce ne sont pas des lieux de débats et le mail reste le canal officiel de communication.

20 mai 2019 - Groupes de travail - Point de vigilance sur l’organisation des groupes de travail, être attentif à proposer des dates différentes et des horaires différents.

9 décembre 2019 - Groupes de travail - L'AG décide de faire un point sur les groupes de travail à chaque AGO.

4 mars 2019 - Groupes de travail - Tous les groupes de travail sont priés d'annoncer leur séance sur le panneau polygones afin de permettre aux membres intéressés de se joindre à la discussion.

24 juin 2019 - Vivre ensemble - Décision de mettre en place une réflexion par rapport au vivre ensemble

30 septembre 2019 - Budget pour les projets - Le comité propose qu’il y ait deux sessions dans l’année pour pouvoir octroyer les sommes aux projets. Ceci permet d’être équitable et que ce ne soit pas le premier servi qui a les sous.

• Un groupe de travail pourrait recevoir les dossiers et les étudier et demander des compléments avant l’AG. Le groupe ne décidera pas.
• Pour l’AGO : le comité prépare un récapitulatif des projets et budgets déjà alloués et des sommes restantes. Ceci sera traité dans le divers de l’AGO.
• Les idées supplémentaires doivent être présentées avec le budget lors de cette discussion.

4 novembre 2019 - Budget pour projets - L'AGO alloue

• Espace co-working 3'000.-
• Espace remise en forme 1'500.-
• Aménagement local à vélo 5’500
• Espace petit salon calme et bibliothèque 2'500.-/3'000.-
• Machines de sport déjà payées   3'000.-          

14 juillet 2020 - Budget pour projets - L'AGO alloue 15'000.00 CHF aux projets des groupes de travail pour la période de juillet au 31 décembre 2020. Si ce montant ne devait pas être suffisant, le comité fera une demande à l'AG pour approbation.

9 décembre 2019 - Règles d'utilisation espaces communs - L'AG approuve la proposition du groupe vivre ensemble : les groupes de travail établissent des règles d’utilisation. Ces règles sont à regrouper par le groupe vivre ensemble et à présenter pour décision en AG.

04 mars 2019 - Parts sociales - Les documents qui font foi pour les parts sociales sont conservés dans un registre de parts sociales qui sera archivé de manière sécurisée.

4 juillet 2018 - Groupes de travail - une certaine lassitude des groupes et de la stagnation dans le développement des projets sont relevées. Plus d'autonomie est demandé. Ne plus passer par le comité pour qu'il donne son aval afin d'avancer et de présenter directement les projets construits en séance qui seront à ce moment-là soumis au vote. Impératif  d'envoyer les points à traiter à l'AG une semaine à l'avance minimum.

26 mars 2018 - Groupes de travail - Le Comité n'a pas le rôle de police alors que dans les faits ils ont dû rappeler les règles, notamment celle que le Comité est le garant de la bonne gestion de la coopérative et de la démarche participative, dont sa méthodologie. Dans cette idée il a été demandé aux groupes de dire où ils en étaient dans leur travail. Le Comité n’est pas le « bureau de censure » : les décisions se prennent à l’AG. Cependant le Comité doit regarder si les décisions sont cohérentes avec les décisions précédentes, si elles sont réalisables, etc. Viorel mentionne également qu’un des challenges est aussi de prendre des décisions non seulement pour les habitants actuels mais aussi pour les futurs. Fanny rappelle que la méthodologie de travail chez Polygones repose sur l’expérience d’autres coopératives : toutes celles qui fonctionnent en votant à la majorité rencontrent des problèmes et des tensions car cela crée des minorités frustrées, raison pour laquelle notre méthodologie repose plutôt sur le principe de consensus. Il est en effet rare que l’on ait voté à Polygones, et si un consensus n’est pas trouvé sur une idée cela met en évidence que ce que ce n’est finalement pas la meilleure idée et ce processus mène à une réflexion continue. Jusqu’à maintenant cette méthode semble avoir fonctionné car il n’y a pas encore de conflits au sein de Polygones. Ce principe implique que les groupes de travail ne doivent pas présenter une idée tranchée mais présenter les avantages et les inconvénients de plusieurs scénarii. Le Comité propose que l’on continue avec cette méthodologie. Enfin, si on fait des sondages, les résultats peuvent servir comme support à la discussion et non pas comme décision. 

• ok pour tester les flipchart permettant d’avoir une vision d’ensemble de chaque groupe ; le groupe Vivre ensemble choisira un lieu pour les afficher. 
• décaler dans le temps les différents groupes pour qu’on puisse tous s’investir sans « surchauffe »
• il faudra faire une liste qui tourne entre tous les membres pour savoir, de manière générale (dont pour l’atelier) ce que l’on veut donner ainsi que ce que l’on veut prêter.
• des espaces dans l’atelier seront prévus pour pouvoir stocker de manière temporaire les projets en cours.
• dernier rappel et clarification concernant l’interdiction de se garer sur le béton gris clair devant l’immeuble.

8 février 2018 - Focus groupes - Historique des démarches : Depuis très longtemps des groupes de travail s’activent pour différentes démarches de notre coopérative. Beaucoup d’aspects urgents avant l’entrée dans l’immeuble ont été réglés, mais il en reste beaucoup d’autres qu’il faut traiter maintenant en focus groupes. Quant au fonctionnement ; les membres s’organisent entre eux et font des recherches, puis proposent des solutions au comité, puis validation en AG. Pour relancer ces focus groupes, Mourad a regroupé les différents points à travailler. Par petits groupes, nous échangeons à propose de ces thèmes et de leur priorité.
Échange en grand groupe. Chacun peut s’inscrire dans un focus groupe ou un autre.

4 mars 2019 - Clés - Les doubles des clés ne seront pllus conservés par Cyril mais mises dans un coffre fort et utilisées qu'en cas de force majeur. Chaque mebre est invité à laisser un de ses doubes à ses voisins si besoin. les clés supplémentaires peuvent être commandées via le comité. Toutes les clés seront àà restituer lors du départ. Un décomtpe est tenu apr le comité pour les clés supplémentaires commandées.

22 janvier 2018 - Clefs - Les membres signent un document pour la réception des clefs définitives.