# Décisions
# Espaces communs
27 juin 2022 - **Bouts de Z** - La décision sur le budget est reportée. Mais la porte a déjà été validée : comme nous avons cet argent sur notre compte, nous pouvons aller de l’avant sur cette porte ! Le comité donne toutes les infos qu’il a et n’a pas d’objections à ce qu’on prenne 15'000.- sur notre compte pour cette porte.
7 avril 2022 - **Mise à disposition de chambres d'amis pour des victimes de guerre en Ukraine** - Pas de décision prise. La
démarche devrait être prise à titre privée et la demande faite à la coopérative pour l’utilisation des chambres d’amis.
7 avril 2022 - **Mise à disposition d'espaces communs pour des victimes de guerre en Ukraine** - Décision de ne pas donner suite.
8 mars 2021 - **Espace Objets à donner** - La création d'un espace d'échange entre voisins au 2ème est acceptée à l'unanimité.
8 février 2021 - **Salle commune** - extension du budget pour la sono de 300.- acceptée par l'AG.
7 octobre 2020 -**Terrasse-** La demande de financement du Groupe Terrasse de 3'000.- CHF est validée à l’unanimité.
7 octobre 2020 **- Salle commune -** La demande de financement du Groupe Salle commune pour le projet de sonorisation de 2'800.- CHF est validée à l’unanimité.
7 octobre 2020 **- Salle vélo -** La demande de financement du Groupe Salle vélo pour le projet de compresseur vélo de 1'500.- CHF est validée à l’unanimité**.**
7 octobre 2020 **- Chambre d'amis -** La demande de financement du Groupe chambre d'amis pour le projet d'aménagement des chambres d’amis de 1'423.85 CHF est validée.
7 octobre 2020 **- Salle Commune -** La demande de financement du Groupe Salle Commune pour le projet d'aménagement de la salle commune de 4'834.15 CHF est validée.
7 octobre 2020 **-Espaces communs -** La demande d’organiser une demi-journée de travaux communs à la date proposée du dimanche 6 décembre 2020 (ex. pose rideaux, montage plateaux tables….) est acceptée.
7 septembre 2020 - **Chambre d'amis** - La proposition de poser un matelas plus confortable en attendant les achats de lit dans les chambres d’amis est acceptée.
15 juin 2020 - **Entrée Salève** - Proposition accepté que tout les documents Polygones officiels soit mis dans une vitrine fermée en face du panneau d’affichage.
15 juin 2020 - **Cellier** - les casiers tout en haut à gauche servent pour le matériel appartenant à polygones (reste des aménagements des Z, reste des meubles à chaussures, etc.) et doivent être laissés libres pour cet usage.
2 mars 2020 - **Salle commune** - Clarification des modalités d'utilisation de la salle commune
- réservations privées des habitants: pas de limitation dans le temps
- réservations d'un habitant pour des activités lucratives: demande à soumettre au Comité/AG/aux habitants (par email) pour s'assurer qu'il n'y ait pas d'objection; réservation à faire dans la mesure du raisonnable
- réservations par des personnes extérieures pour des activités lucratives: à soumettre au Comité/AG pour approbation et sous condition qu'un habitant se porte garant
- Priorité donnée aux habitants
2 mars 2020 - **Salle commune** - proposition acceptée de remplacer l'interrupteur des toilettes de la salle commune par un détecteur de présence car la lumière était restée allumée à plusieurs reprises. La demande sera faite à Cyril s'il est d'accord de s'en charger.
2 mars 2020 - **Boîte aux letttres** - Décision approuvée de faire un autocollant uniformisé "pas de publicité" à coller sur les boîtes aux lettres pour ceux qui le souhaitent.
2 mars 2020 - **Buanderies** - Approbation du devis pour l'aménagement des buanderies. Sont inclus dans le devis : Poubelle, Eponge/chiffon, Serpillère, Meuble sur mesure, Panière à linge, Tablette rabattable, Table à repasser (1 par buanderie) et crochets pour l'accrocher au mur, Petite corbeille "objets perdus" pour le linge oublié
02 mars 2020 - **Atelier** - Viorel va demander à un bureau d'acousticiens de venir faire un devis, le GT Atelier va aussi étudier la question de l'isolation de l'atelier
2 mars 2020 - **Espaces communs** - Appel à tous les habitants pour faire plus attention (fermeture des portes, bruits dans les couloirs, etc)
3 février 2020 - **Cellier** - Remboursement suite au vol dans le cellier pour moins de 100 chf accepté. Décision a été prise qu'il n’y aura plus d’argent dans le cellier. Les personnes qui achètent un produit mettent l’argent dans une enveloppe qu’ils déposent dans la boîte à lettre de la personne responsable. Sinon un virement via Twint est possible.
3 février 2020 - **Espaces extérieurs** - La proposition de faire venir un fauconnier pour les problèmes de pigeons sur les balcons acceptée
3 février 2020 - **Wifi** - Proposition acceptée de faire venir un spécialiste de la pollution électromagnétique et des ondes Wifi (Pierre Dubochet).
15 avril 2019 - **Terrasse** - Décision d'installer un wc, petit lavabo et un paravent pour séparer le wc du local
Terrasse - Décision de faire un chantier participatif pour poser des catelles et dalles, devis environ 1'600.-
Terrasse - Décision de faire une inauguration le 3 mai 2019
15 avril 2019 - **Meubles à chaussures** - Décision d'acheter des meubles à chaussures et permission pour les grands appartements d'en obtenir un supplémentaire à leurs frais. Une commande groupée sera effectuée en couleur gris anthracite avec une option à choix sur le jaune.
28 janvier 2019 - **Meubles à chaussures** - les 3 pièces auront bientôt aussi des patères, compatibles avec le passage de brancard ou de pompiers.
10 décembre 2018 - **Meubles à chaussures** - Patrick s’est renseigné auprès de la police du feu, il n’y a pas de contre-indication à des meubles placés dans les Z s’ils peuvent être déplacés facilement. Les porte-manteaux doivent être fixés au mur pour tenir. Il est donc impossible de les placer devant les 3 et 4 pièces donnant côté Salève, car s’ils sont fixés au mur ils ne peuvent être déplacés facilement, et le couloir est trop étroit pour le passage éventuel des pompiers. Budget total de 5000 CHF, pris en charge par Polygones.
20 mai 2019 - **Cellier** - Celui qui propose un produit est chargé de gérer les stocks et les comptes relatifs.
\- Polygones porte le risque et avance les sous.
20 mai 2019 - **Bouts de Z** - hiérarchisation des espaces pour le rajout de portes: Co-working, puis sport, puis salon calme si budget.
\- on demande des devis à l'entreprise pour 2 et 3 portes puis on regardera ce que l'on peut payer.
28 janvier 2019 - **Bouts de Z** - Emilie propose de fonctionner par petits-groupes pour les Bouts-d'Z, l'AG valide. Camille va prendre en charge le groupe « lounge 5ème »
5 novembre 2018 - **Bouts de Z** - Le groupe propose les projets suivants:
1. Double hauteur: Mur de grimpe
2. Double hauteur: Coin plantes grimpantes “jardin d’hiver”
3. Coin bureau/bricolage
4. Coin lecture bibliothèque/calme
5. Coin ludothèque avec jeux
6. Coin exercices de sport (éventuellement dans l’espace mur de grimpe)
7. Coin couture/créatif
Décision: Rien ne sera réalisé dans l’immédiat, la liste est validée comme plan de recherche. L’AG est préoccupée par les problèmes de bruit. Il est proposé de demander l’avis d’un acousticien pour étudier la chose. Le groupe doit étudier et présenter la proposition de air-hockey des enfants lors d’une prochaine AG.
28 janvier 2019- **Buanderies** - Proposition pour étendre le linge: bout de Z et/ou étendoirs suspendus dans buanderies. A discuter en groupe de travail.
24 juin 2019 - **Buanderies** -Mettre une corbeille à côté et y transvaser les lessives, même mouillées. A voir, mettre un petit meuble comme au 3ème
\- Vider le plus possible les buanderies avant les nettoyages pour qu'elles puissent être nettoyées correctement.
30 septembre 2019 - **Buanderies** - Ne plus faire tourner les machines à 22h semble raisonnable.
10 décembre 2018 - **Garage à vélos** - Les règles d’utilisation sont validées par l’AG:
- les vélos de personnes extérieures à Polygones n’ont pas leur place dans le local. Ils doivent être remis à leurs propriétaires ou stockés dans des emplacements privés (balcons, caves etc).
- les vélos hors d’usage ou non utilisés (pneus dégonflés, rouille etc) n’ont pas leur place dans le local. Ils doivent être débarrassés ou stockés dans des emplacements privés (balcons, caves etc).
- les habitants ayant plusieurs vélos ne doivent en garder qu’un seul dans le local, celui qui est utile au quotidien. Les autres vélos moins utilisés doivent être stockés dans des emplacements privés (balcons, caves etc).
20 mai 2019 - **Garage à vélos** - Décision de principe. Feu vert pour discuter avec la commune d'un local extérieur fermé. mais on revient en AG pour les détails (esthétique, bruit). Négociation avec la commune pour qu’elle prenne en charge les frais, pour que ce soit fermé, possibilité qu’il soit un peu plus loin, vers la patinoire.
\- On change la poignée côté garage à vélo, mais on garde la boule si à l’avenir il y a les livraisons. Un groupe devrait se constituer pour être présent lors des livraisons.
\- Solution préconisée pour portes extérieures : fermeture manuelle avec réflexion sur la butée (pas au sol)
\- La recharge des batteries de vélos électriques représente une très petite consommation, cela créerait un précédent sur la surveillance des différentes consommations, donc on renonce à compter. L’étagère gagnerait à être améliorée. Possibilité de mettre des interrupteurs, des câbles pour sécuriser contre le vol.
24 juin 2019 - **Garage à vélos** - Validation de l’AGE pour demander un devis pour un nouveau système de rangement des vélos lourds avec pistons. Accord de principe pour aménager le mur en face du rangement en double hauteur.
28 janvier 2019 - **Entrée** - proposition de déco de l'entrée RH, avec un logo polygones. Rappel qu'un panneau d'affichage en forme de Polygones y figurera bientôt. A réévaluer une fois que le panneau sera fixé.
28 janvier 2019 - **Espaces communs** - Document proposé par Camille pour les conditions d'utilisation pour les locaux communs. Modifs souhaitées : que responsabilité soit donnée au Polygonien qui fait lien. Volonté de l'AG de ne pas adopter de règlement, continuer au bon sens, avec activité classique, et si demande pas classique, demander au comité. Et comité décide si c'est ok, ou pas, ou l'AG de décider. On garde ce document précieusement au cas où une discussion plus complexe aurait lieu, et demanderait de réglementer.
04 mars 2019 - **Utilisation salle commune** - L'AG accepte qu'Aleksandra utilise la salle commune pour enregistrer un CD de musiques pour enfants avec son groupe du 10 au 17 août. Les fenêtre devront restées fermées pour ne pas créer trop de nuisances.
04 mars 2019 - **Utilisation salle commune** - Acceptation de l'utilisation de la salle commune par David 1-2 fois par semaine, pour des séances de coaching (cycles de 6 séances).
24 juin 2019 - **Utilisation salle commune** - Prolongation de l'enregistrement de musique en août par Aleksandra acceptée. Mettre un mot comme quoi si qqn veut la salle on peut s’arranger !
26 août 2019 - **Utilisation salle commune** - L'AG accepte que Aleksandra utilise la salle pour des cours de guitare d’accompagnement pour chanter avec les enfants les jeudi soirs, mais les participants doivent passer par l’extérieur ; pas d’accès à l’immeuble (code d’entrée).
30 septembre 2019 - **Dépôt d'affaires** - Attention à ne pas laisser trainer trop longtemps ses affaires dans les Z. Il faut que l'on se discipline. Le groupe vivre-ensemble va poser une réflexion là-dessus. Après deux ans dans l’immeuble, les lieux communs commencent à ressembler davantage à des extensions d’appartements privés que des lieux communs. Le groupe vivre ensemble va réfléchir à ce problème.
5 novembre 2018 - **Terrasse** - le groupe présente le budget avancé de 897.- CHF pour acheter le matériel du toit. Ce budget validé par l’AG.
18 juin 2018 - **Escaliers** - Les lampes dans les escaliers pas prévues à la base. On décide de mettre un éclairage, mais il faut trouver le modèle optimal qui éclairerait moins fort et lumière semblable à celle des étages.
18 juin 2018 - **Ascenseur** - la décision est prise d’enlever la voix et si on en a besoin, on la remettra.
28 mai 2018 - **Buanderies** - Alison fait part qu’on entend les machines dans la chambre des 3pièces. Une demande est faite pour ne pas faire tourner des machines le soir après 22h00.
28 mai 2018 - **porte principale** - Il faut attendre que le code fasse le « click » avant d’ouvrir la porte afin d’éviter qu’elle ne se dérègle trop rapidement. Il ne faut pas maintenir la porte lorsqu’elle se ferme.
# Nettoyage et entretien immeuble
27 juin 2022 - **pigeons** - finalisation du système de protection contre les pigeons pour 2'900.- TTC. 14 voix pour faire par l’entreprise, 8 pour le faire nous-même, 2 abstentions. Yves contacte donc l’entreprise. On espère que les travaux pourront être faits avant l’été et il faudra encore nettoyer la terrasse !
14 avril 2019 - **Nettoyages** - Décision de faire nettoyer les locaux communs 1 x par mois:
- - - - - buanderies le 1er lundi du mois
- local vélo le 1er jeudi du mois
- salle commune et wc RB, dernier lundi du mois
30 septembre 2019 - **Nettoyages** - suite à des mauvaises expériences avec l’entreprise. Patrick et Fanny ont étudié la question et proposent de résilier le contrat pour janvier et d’engager la nettoyeuse de la maison Vaudagne qui est top et qui cherche à compléter ses revenus.
9 décembre 2019- **Nettoyages** - L'AG donne l’accord à Patrick pour prendre contact avec le concierge afin d’exiger et suivre le nettoyage de l’immeuble.
\- **Nettoyages** -Résiliation Speedy Net au 31.12.2019. Nouveau contrat avec Magalie / Maison de Vaudagne (06.01.2020). Une partie de budget (honoraires pour le nettoyage) est prise pour le matériel. Mise en place d’un planning (redéfinition des tâches) : à suivre dès février 2020. Gestion des espaces des Z : entreposage des chaussures et objets personnels – à déplacer pour le nettoyage de mardi (sinon pas de nettoyage).
20 mai 2019 - **Entretien annuel des parquets dans les appartements** - Décision de le faire nous même (chaque foyer s'occupe de son parquet). Détails et réalisation à préciser.
24 juin 2019 - **Encombrants** - Avertir les voisins pour qu’ils puissent aussi amener des objets à débarrasser lorsqu'on appelle la voirie pour les encombrants.
24 juin 2019 - **Polygones Angels** - Une séance sera organisée pour informer ce groupe sur la bonne marche auto-gérée des installations techniques essentielles de l'immeuble afin de décharger le groupe technique.
24 juin 2019 - **Échelle à chats** - L'AGE accepte qu'Aleksandra fixe une échelle à chats au mur.
30 septembre 2019 - **Pigeons** -Ne plus laisser les nids de pigeons s’installer. Faire appel à un fauconnier. Utiliser le spray qui est mis à disposition par Olivia devant sa porte.
# Fêtes
14 avril 2019 - participation à la fête des voisins du 24 mai 2019
\- participation à la fête des Vergers du 5 octobre 2019 (détails programme AG du 30 septembre 2019)
\- 26 octobre 2019, idée de transformer l'immeuble en maison hantée pour Halloween
# Organisation
27 juin 2022 - **groupe vivre ensemble** - Merci Katy qui rejoint le groupe! Olivia envoie un mail pour expliquer les enjeux et convaincre d’autres membres de rejoindre le groupe vivre ensemble.
27 juin 2022 - **Journée de travail collective** - La journée de travaux aura lieu le 8 octobre (à la place du 15).
27 juin 2022 - **AG financement** - Décision : AG de financement en novembre avec une enveloppe de 25'000.- (proposée par le groupe, correspond à 15% de la somme disponible) Abstentions : 6, Contre : 0.
7 avril 2022 - **Journée de travail collective** - Le consensus est qu’une AG de travail festif sera organisée le samedi 15 octobre 2022. Les membres qui ne peuvent pas y participer devront d’excuser.
7 juin 2021 - **Modification des PV** - Groupe PV: les objections aux PV doivent être fait lors de l'AG. Une fois que le PV a été approuvé, on ne revient plus sur la décision.
14 juillet 2020 - **Financement des groupes de travail** - Proposition acceptée que durant chaque année l'AGO définit la somme disponible selon le bénéfice de l'année :
\- 10% de cette somme serait réservés pour les petites dépenses courantes (décision d'allocation de budget au cas par cas en AGE)
\- Les 90% de la somme seront attribués lors de 2 AGE dans l'année où les projets seront présentés et approuvés. Les dates de ces AGE sont définies à l'avance pour l'année.
\- Un Groupe "financement" s'occupe de réceptionner les projets détaillés et budgetisés avant que ceux-ci soient soumis aux membres par emails 2 semaines avant l'AGE, afin que les membres puissent en prendre connaissance et poser leurs questions.
\- L'allocation du budget se fera en AGE.
14 juillet 2020 - **AG** - proposition de commencer les AG suivants ces horraire : 19h30-19h45 Apéro // 19h45: début officiel de l'AG.
14 juillet 2020 - **Cotisations** - Création d'un Groupe de Travail pour creuser la reflexion d'inclure les habitant.e.s entre 16-18 ans comme membres et leur conférer le statut de coopérateur.ice, avec une cotisation à convenir
30 septembre 2019 - **Organisation des AG** - Le groupe vivre-ensemble propose d'animer les AG. L'ordre du jour sera ouvert à l'avance et chacun pourra y noter ses points. Trois tours de parole sont prévus (clarifications, améliorations, objections). Cinq principes sont proposés: Co-création et équivalence, bienveillance, expression, authenticité, confidentialité. Cette méthode sera testée et un bilan sera fait.
\- Les horaires AG ne conviennent pas à tout le monde. Le groupe vivre ensemble s’y colle. (retour des brunchs/AG?)
20 mai 2019 - **AG** - Constitution d'un groupe de prise de PV
\- Décision d'annoncer les dates d'AG à l'avance, en bloc
02 mars 2020 - **AG** - Proposition de fixer les dates des AG le 7 de chaque mois. Si ça tombe durant un week-end ou un vendredi, l'AGE est fixée au lundi suivant. Durant les vacances scolaires: le même jour de la semaine, mais repoussé à la semaine suivante
04 mars 2019 - **parts sociales** - Les documents qui font foi sont conservés dansun registre de parts sociales qui sera archivé de manière sécurisée. Les attestations sont distribuées aux membres présents et remis dans les boîtes aux lettres des absents.
04 mars 2019 - **Etiquettes boîtes aux lettres** - Yves a commandé les étiquettes pour les boîtes aux lettres à l'EPI. Elles sont blanches sur fond vert comme le logo. L'AG donne son accord pour qu'il ait accès aux clés afin d'installer les étiquettes sur les boîtes aux lettres. Merci ! Chacun est invité à mettre son nom à côté de sa sonnette.
04 mars 2019 - **Débarras des espaces communs** - Remerciement au groupe. Une prochaine fois une valorisation devrait d'abord effectuée via une association afin de récupérer les choses en bon état, en accord avec les aspects écologiques de notre charte notamment.
28 mai 2018 - **communication** - Le groupe de communication propose d’utiliser des panneaux d’informations (un au rez inférieur et l’autre au rez supérieur) Le groupe propose un projet de tableau en liège fait maison. Le budget est d’environ 300.-. Les tableaux sont approuvés par l’assemblée générale. Le mail pour transmettre les communications importantes reste le canal principal.
28 mai 2018 - **charte wifi** - Les points suivants ont été modifié dans la charte wifi :
Polygones n’enregistre pas de journaux détaillés du trafic. Cependant, afin d’améliorer la qualité du service, des informations générales sur l’utilisation du système informatique sont collectées et accessibles dans l’interface d’administration du réseau.
Un système d’encryptage des données a été mis en place afin de répondre aux demandes légales des autorités (permettre d’identifier l’auteur d’une connexion internet à la demande) et protéger la coopérative, tout en protégeant la vie privée (encryption) de chacun, chacune. Seront répertoriés dans ce système uniquement les connexions réseau (pas le contenu) et les connexions des appareils annexes au réseau.
Le décryptage des logs (rapports) nécessitera que plusieurs membres du comité soient présents pour fournir leurs clefs (une seule ne suffit pas). Les administrateurs n’ont pas de droits supplémentaires sur ces données.
Exemples de contrôles techniques poussés pouvant être effectués ou mis en place :
• Dans un souci de sécurité du réseau et des ressources informatiques ;
• Dans un souci de vérification que l’utilisation des services reste conforme aux règles éditées dans ce document ;
• En cas de demande légale de la part des autorités compétentes.
La modification de la charte wifi est approuvée par l’assemblée générale.
4 juillet 2018 - **" Charte d'auto-consommateurs " SIG** - Etant donné qu'après la signature de la charte la facture globale des SIG sera envoyée à Polygones, la coopérative se chargera de refacturer aux habitants selon leur consommation personnelle.
04 mar 2019 - **cartes de parking** - L'AG valide la baisse du tarif des cartes parking visiteurs. Le nouveau tarif est de 7.-/ 24h et 4.-/12h, ce qui reste plus élevé que l'abonnement mensuel du parking à 180.-CHF. Pour rendre les cartes plus accessibles et potentiellement augmenter leur utilisation, elles seront mises en libre service, à l'essai, dans le cellier, accompagnées d'une cagnotte pour l'argent dû et une feuille de suivi, comme pour le vin.
10 septembre 2018 - **Parkings** - le Comité a décidé de faire un rappel sur le fonctionnement du parking suite à l’observation de certaines dérives. L’OLO a fixé le prix des places à 220 francs et Polygones a demandé à ce que l’on baisse ce prix à 180 francs, vus que quelques postes financiers étaient surévalués. On s’était mis d’accord à l’AG avant de déménager que tout ceux qui ont une voiture doivent prendre une place à Polygones pour être solidaire et éviter les augmentations de loyer. Cela est en annexe du contrat de bail. si le principe énoncé plus haut n’est pas respecté, on se met en infraction au contrat de bail signé, ce qui peut potentiellement mener à une résiliation du bail. Et l’AG devra prendre des décisions pour les cas non conformes.
Nous avons 21 places et elles ne sont pas toutes louées. Groupe de travail « rentabilisation des places de parking » pour trouver des locataires de ces places. Personnes intéressées: Rime, Stéphane, éventuellement Harry.
5 novembre 2018 - **Organisation des AG**- Le comité souhaite changer régulièrement les personnes chargées de mener les débats lors des AG et que ces personnes ne soient pas forcément les membres du comité.
10 décembre 2018 - **Modification de l’art. 26 al. 3 des statuts de la coopérative** - Cet article est une obligation légale selon la FPLC pour toute structure ayant reçu un terrain de l’Etat. Il est donc impossible de le modifier. Décision : modification rejetée, à voir quelle autre solution peut être trouvée pour les cas où des membres souhaitent prendre un congé sabbatique et partir à l’étranger.
5 novembre 2018 **Modification de l’art. 26 al. 3 des statuts de la coopérative** - Cette modification a pour objectif de permettre le traitement des cas d’absence temporaire d’un membre tel que pour des années sabbatiques ou similaire (la sous-location est interdite par les conditions HM). Changement sur la procédure d’attribution appartement (actuellement basée sur une liste d’attente uniquement). La proposition est que la personne “sortante” résilie son bail et trouve quelqu’un qui la remplace pour une durée déterminée a l’avance. Cela nécessite de pouvoir sélectionner une personne qui n’est pas sur liste d’attente. Les habitants “sortant” resteraient membres et garderaient leurs parts sociales. Les statuts spécifient que l’attribution des logements est basée sur liste d’attente. La proposition est d’ajouter une mention du type: “exceptionnellement l’AG peut déroger à cette règle”. Le comité signale que l’article 7 contient déjà une mention similaire. L’ajout de cette mention permettrait aussi de faciliter des échanges d’appartements avec le futur immeuble à Lancy.
10 décembre 2018 - **Modification de l’art. 4 des statuts de la coopérative** - Le siège de la coopérative passe de Genève à Meyrin.
10 décembre 2018 - **Parts sociales** - répartition des parts impairs validée.
10 décembre 2018 - **Etat des lieux** - Les documents d’état des lieux seront mis dans les boîtes aux lettres. Ils sont pré-remplis, reste à compléter l’entête et signer. Pas besoin de signaler les défauts « connus » qui relèvent du travail des entreprises et qui ne peuvent de toute manière pas être liés à notre usage (ex : coulure de béton sur les portes fenêtres, traces de peinture sur les murs etc). Les états des lieux de sortie seront remplis en connaissance de ces problèmes, en prenant aussi en compte une usure normale des appartements. Un mail suivra avec la marche à suivre.
28 janvier 2019 - **parkings** - Edmée demande si on change le tarif des cartes parkings, qui sont sous-utilisées. Les baisse-t-on ? L'AG valide.
20 mai 2019 - **Cotisations** - La question de savoir si on continue à cotiser (100.-/an) pour se payer des petits aménagements va être posée à l'AGO 2019.
4 novembre 2019 - **Cotisations** - L'AGO décide de fixer la cotisation 2019 à 0.-.
20 mai 2019 - **Communication** - l’AG n’est pas un lieu où on doit parler d’intérêts personnels. On ne doit pas prendre à parti des personnes de façon individuelle.
28 janvier 2019 - **Communication** - Emails, pas pourriels, merci de garder l'adressse mail membres pour les mails formels relatifs à ls coopérative.
8 février 2021 - **Communication** - Le document "Règles de communication Whatsapp et Email" est adopté. On est nombreux, il faut donc éviter les messages polluants, les répondre à tous, la courtoisie est de mise ! Il n'y aura plus qu'un groupe whatsapp Polygones et il sera modéré par le groupe vivre ensemble, tout comme le mail . Ce ne sont pas des lieux de débats et le mail reste le canal officiel de communication.
20 mai 2019 - **Groupes de travail** - Point de vigilance sur l’organisation des groupes de travail, être attentif à proposer des dates différentes et des horaires différents.
9 décembre 2019 - **Groupes de travail** - L'AG décide de faire un point sur les groupes de travail à chaque AGO.
4 mars 2019 - **Groupes de travail** - Tous les groupes de travail sont priés d'annoncer leur séance sur le panneau polygones afin de permettre aux membres intéressés de se joindre à la discussion.
24 juin 2019 - **Vivre ensemble** - Décision de mettre en place une réflexion par rapport au vivre ensemble
30 septembre 2019 - **Budget pour les projets** - Le comité propose qu’il y ait deux sessions dans l’année pour pouvoir octroyer les sommes aux projets. Ceci permet d’être équitable et que ce ne soit pas le premier servi qui a les sous.
- Un groupe de travail pourrait recevoir les dossiers et les étudier et demander des compléments avant l’AG. Le groupe ne décidera pas.
- Pour l’AGO : le comité prépare un récapitulatif des projets et budgets déjà alloués et des sommes restantes. Ceci sera traité dans le divers de l’AGO.
- Les idées supplémentaires doivent être présentées avec le budget lors de cette discussion.
4 novembre 2019 - **Budget pour projets** - L'AGO alloue
- Espace co-working 3'000.-
- Espace remise en forme 1'500.-
- Aménagement local à vélo 5’500
- Espace petit salon calme et bibliothèque 2'500.-/3'000.-
- Machines de sport déjà payées 3'000.-
14 juillet 2020 - **Budget pour projets** - L'AGO alloue 15'000.00 CHF aux projets des groupes de travail pour la période de juillet au 31 décembre 2020. Si ce montant ne devait pas être suffisant, le comité fera une demande à l'AG pour approbation.
9 décembre 2019 - **Règles d'utilisation espaces communs** - L'AG approuve la proposition du groupe vivre ensemble : les groupes de travail établissent des règles d’utilisation. Ces règles sont à regrouper par le groupe vivre ensemble et à présenter pour décision en AG.
04 mars 2019 - **Parts sociales** - Les documents qui font foi pour les parts sociales sont conservés dans un registre de parts sociales qui sera archivé de manière sécurisée.
4 juillet 2018 - **Groupes de travail** - une certaine lassitude des groupes et de la stagnation dans le développement des projets sont relevées. Plus d'autonomie est demandé. Ne plus passer par le comité pour qu'il donne son aval afin d'avancer et de présenter directement les projets construits en séance qui seront à ce moment-là soumis au vote. Impératif d'envoyer les points à traiter à l'AG une semaine à l'avance minimum.
26 mars 2018 - **Groupes de travail** - Le Comité n'a pas le rôle de police alors que dans les faits ils ont dû rappeler les règles, notamment celle que le Comité est le garant de la bonne gestion de la coopérative et de la démarche participative, dont sa méthodologie. Dans cette idée il a été demandé aux groupes de dire où ils en étaient dans leur travail. Le Comité n’est pas le « bureau de censure » : **les décisions se prennent à l’AG**. Cependant le **Comité doit regarder si les décisions sont cohérentes avec les décisions précédentes, si elles sont réalisables, etc.** Viorel mentionne également qu’un des challenges est aussi **de** **prendre des décisions non seulement pour les habitants actuels mais aussi pour les futurs**. Fanny rappelle que la méthodologie de travail chez Polygones repose sur l’expérience d’autres coopératives : toutes celles qui fonctionnent en votant à la majorité rencontrent des problèmes et des tensions car cela crée des minorités frustrées, raison pour laquelle **notre méthodologie repose plutôt sur le principe de consensus**. Il est en effet rare que l’on ait voté à Polygones, et si un consensus n’est pas trouvé sur une idée cela met en évidence que ce que ce n’est finalement pas la meilleure idée et ce processus mène à une réflexion continue. Jusqu’à maintenant cette méthode semble avoir fonctionné car il n’y a pas encore de conflits au sein de Polygones. **Ce principe implique que les groupes de travail ne doivent pas présenter une idée tranchée mais présenter les avantages et les inconvénients de plusieurs scénarii**. Le Comité propose que l’on continue avec cette méthodologie. Enfin, **si on fait des sondages, les résultats peuvent servir comme support à la discussion et non pas comme décision**.
- ok pour tester les flipchart permettant d’avoir une vision d’ensemble de chaque groupe ; le groupe Vivre ensemble choisira un lieu pour les afficher.
- décaler dans le temps les différents groupes pour qu’on puisse tous s’investir sans « surchauffe »
- il faudra faire une liste qui tourne entre tous les membres pour savoir, de manière générale (dont pour l’atelier) ce que l’on veut donner ainsi que ce que l’on veut prêter.
- des espaces dans l’atelier seront prévus pour pouvoir stocker de manière temporaire les projets en cours.
- dernier rappel et clarification concernant l’interdiction de se garer sur le béton gris clair devant l’immeuble.
8 février 2018 - **Focus groupes** - Historique des démarches : Depuis très longtemps des groupes de travail s’activent pour différentes démarches de notre coopérative. Beaucoup d’aspects urgents avant l’entrée dans l’immeuble ont été réglés, mais il en reste beaucoup d’autres qu’il faut traiter maintenant en focus groupes. Quant au fonctionnement ; les membres s’organisent entre eux et font des recherches, puis proposent des solutions au comité, puis validation en AG. Pour relancer ces focus groupes, Mourad a regroupé les différents points à travailler. Par petits groupes, nous échangeons à propose de ces thèmes et de leur priorité.
Échange en grand groupe. Chacun peut s’inscrire dans un focus groupe ou un autre.
4 mars 2019 - **Clés** - Les doubles des clés ne seront pllus conservés par Cyril mais mises dans un coffre fort et utilisées qu'en cas de force majeur. Chaque mebre est invité à laisser un de ses doubes à ses voisins si besoin. les clés supplémentaires peuvent être commandées via le comité. Toutes les clés seront àà restituer lors du départ. Un décomtpe est tenu apr le comité pour les clés supplémentaires commandées.
22 janvier 2018 - **Clefs** - Les membres signent un document pour la réception des clefs définitives.
# Vergers
27 juin 2022 - **Lettre Equilibre à la Commune de Meyrin** - accepté par tous, moins 1 abstention. Nous co-signerons le courrier qui demande où en sont les travaux pour rendre moins sonore la rue des Vernes.
14 juillet 2020 - **Go Vergers** - La coopérative souhaite financer le projet participatif pour l'année 2020
3 février 2020 - **Point Relais Vergers** - l'AG décide de soutenir la démarche participative du quartier en participant à son financement à travers le budget des dépendances (vote suivra). Le coût de 2.50 CHF par logement serait inclu dans les ccharges payées actuellement.
10 décembre 2018 - **Nuisances** - Patrick et d’autres habitants dérangés par le bruit de la ventilation de la patinoire ainsi que par le moteur allumé des cars stationnés des heures entières au pied de notre immeuble. Dérangement aussi constaté par l’engin qui nettoie la piscine et son éclairage. Décision : Patrick prépare un courrier à la direction de la patinoire avec copie à la commune, signé par plusieurs ou tous les habitants de Polygones, ainsi qu’éventuellement par ceux d’Equilibre. Fanny écrit à la piscine pour l’éclairage et l’engin de nettoyage.
20 mai 2019 - **Voitures devant l'immeuble** - Rappel, ne venir en voiture devant l’immeuble sous aucun prétexte, mais possibilité de venir derrière en bas.
\- Proposition d'un atelier peinture pour faire des pancartes sympas avec dessins d’enfants. Possibilité de dessiner les pancartes à la fête des voisins.
24 juin 2019 - **Voitures devant l'immeuble** - Rappel, décharger devant l'immeuble doit être tout à fait exceptionnel.
10 décembre 2018 - **Parking sur l’Esplanade** - Certaines voitures appartiennent aux habitants de Polygones. Sylvain nous demande d’être cohérent surtout lorsque l’on s’adresse à la commune pour régler ce problème. David s’occupe du suivi avec la commune.
18 juin 2018 - **Fond de quartier qualité de vie** - On a été interpellé par les autres coopératives pour participer à ce fonds monétaire qui servira à la qualité de vie du quartier. Idée : financer des projets qui sont super intéressants au niveau social et comme plus-value pour le quartier, mais qui nécessitent un gros investissement de départ. Cette initiative d’Equilibre et Codha fait suite au fait que le SPP (Supermarché Participatif Paysan) n’a pas pu avoir son arcade dans les tours comme prévu (manque de liquidité pour démarrer leur projet). Exemple d’utilisation du fond pour le SPP : construire un nouveau bâtiment vers l’espace chantier pour avoir la surface qu’ils désirent et qu’ils n’ont pu avoir. Il y a aussi plusieurs projets connectés : laiterie, boucherie, boulangerie (projets de Voisinages et Codha), auberge des Voisins, ateliers de transformation de nourriture pour développer le circuit court, et ateliers d’artisans. Du coup, ils demandent aux coopératives et aux habitants de faire des dons, qui serviraient de fonds propres pour faire des emprunts, afin de financer ces projets. Une petite société (coopérative) serait créée pour gérer ce fond. Ce qu’ils proposent : les taux d’intérêts actuels sont très bas, plus bas que ceux calculés dans les plans financiers. La différence pourrait servir à financer ce fond, plutôt qu’à effectuer une baisse des loyers. Une demande a été faite dans ce sens à l’Etat (qui subventionne les loyers), qui a donné son accord de principe, à condition que toutes les coopératives et la FNM (Fondation Nouveau Meyrin) participent. Donc une partie de notre loyer servirait à payer ces projets, pendant 8 ans. L’ordre de grandeur correspond à un loyer par an. En échange, on n’aurait pas à payer des cotisations pour les projets soutenus (ex. cotisation du SPP). Les autres coopératives ont toutes accepté.
L’entité juridique de l’entreprise chargée d’administrer le fond n’est pas encore connue. Probablement une société simple. Mais ce qui est sûr : un membre=une voix au niveau du « board ». Ce qui est souhaité, c’est que la commune participe aussi, ainsi que les autres MOUP de Vergers (les Ailes, Nython, FNM).
L’idée serait aussi que ce fond subventionne la démarche participative, pour lequel on paie déjà, et pour lequel on aurait plus besoin de payer du coup. **On est d’accord sur le principe, pour donner entre 01. Et 0.3% et qu’on veut affiner nos conditions.**
22 janvier 2018 - **Voitures devant l'immeuble** - Les accès autour de l'immeuble (goudron et parties grises) ne sont pas carrossables et sont donc réservés uniquement aux véhicules de secours et, exceptionnellement, pour des déménagements.
30 septembre 2019 - **Circulation sur l'esplanade** - la police municipale ne peut pas verbaliser car il n'y a pas de panneau d'interdiction. Polygones rédige un courrier avec Equilibre pour la Commune.
8 février 2021 - **Comité parcelle de dépendances** - L'AG valide la participation de Sylvain au comité des dépendances.
# Divers
07 septembre 2020 - **Wifi** - La demande de Camille et Jorge de continuer à débrancher le point d’accès WIFI chez eux uniquement est acceptée.
30 septembre 2019 - **Pollution électromagnétique** - Idée de créer un groupe d’information et de réflexion qui peut s’étendre à l’écoquartier et même faire venir qqn qui pourrait donner une conférence sur cette thématique-là.
15 avril 2019 - **Autre projet d'immeuble** - Refus du terrain Crédo-Ihly
4 mars 2019 - **Echelle à chats** - Aleksandra souhaite installer une échelle à chat depuis le balcon de l'appartement de Rime et Samer qui sont ok. L'AG valide sa demande mais attention à ce que l'échelle n'arrive pas devant les fenêtres du pilate et aux haies piquantes qui sont prévues à cet endroit.
10 décembre 2018 - **Groupe prévention de conflits** - Proposition d’une conférence découverte de la méthode de communication non violente (CNV). Budget de 500 à 600 CHF. Possibilité aussi de faire une formation CNV complète sur 2 week-ends, 9 personnes sont intéressées si elle est payée par Polygones. Polygones participe au budget vie de quartier, qui n’est pas dépensé complètement chaque année. Fanny se renseigne si cette formation pourrait être payée par ce fonds.
24 septembre 2018 - **Autre projet d'immeuble** -L'AGO décide de créer une commission pour le développement du projet Credo-Ihly et Polygones se positionne favorablement pour le développement du projet Credo-Ihly.
09 septembre 2018 - **Autre projet d'immeuble** - Point demandant une décision de principe : terrain attribué à Polygones. Vu la position plutôt favorable à l’AG la décision de principe sera prise à l’AGO.
09 septembre 2018 - **Utilisation du couvert** - le groupe de femmes qui font du qi-‐gong tôt le matin cherche un endroit abrité pour faire ses entrainements (gratuits) les jours de pluie ; elle demande la permission de faire ça sous notre préau. Aucune opposition n’est exprimée.
09 septembre 2018 - **Clés de l'immeuble** - Sylvain rappelle qu’il ne faut donner l’accès à personne dans les cas où des ouvriers viennent faire des travaux car toutes les entreprises ont leur accès et doivent passer par la procédure prévue.
18 juin 2018 - **Filet à chats** - Demande de Corinne : avoir un filet à chats sur sa zone balcon, à ses frais, qui est discret et ne se voit presque pas, qui n’est pas fixé dans les briques et elle s’engage à reboucher les trous. Décision: Oui sauf si qqun s'oppose dans les 5 jours.
4 mars 2019 - **Barrière amovible** - L'AG valide la demande de Célia d'installer une barrière amovible sur les escaliers du rez pour éviter les risques de chutes d'Arthur en sortant de la buanderie. La barrière serait laissée ouverte ou retirée lorsqu'elle n'est pas utilisée. Attention à laisser 1.20m d'espace pour l'accès pompier.
22 janvier 2018 - **Refus de la candidature d'un nouveau membre** - Au vu de plusieurs complications, le conseil d’administration a refusé l’inscription comme membre de Monsieur X. Celui-ci a fait recours contre cette décision en recourant à l’ASLOCA. Respectant son recours et conformément aux statuts, c’est l’Assemblée Générale qui prend la décision quant à son inscription comme membre de Polygones. Vote: Pour: 0 voix, Contre: 41 voix, Abstention: 2. Résultat: La candidature de Monsieur X est refusée au sein de la coopérative Polygones.
4 décembre 2017 - **Parking** - 3 badges à disposition, qui peuvent être utilisés par les invités des membres à un tarif inférieur que ceux de la fondation des parkings : 5.- pour 12h, puis 10.- par 24h. Edmée centralise l’argent et le versera régulièrement sur le compte de la coopérative.
# Arcades
7 septembre 2020 - **Portes** - Proposition acceptée de faire un devis car toutes les portes doivent être réparées car aucune butée n’a été prévue.
9 décembre 2019 - **Remise arcade Bibi café** - L’AG accepte la passation du bail à l’École Suédoise.
8 février 2021 - **Remise arcade Fifre** - L'AG accepte la proposition de Fifre de passer son bail à l’École suédoise.
# Finance
14 juillet 2020 - **Charges** - Pour l'électricité, un remboursement sera fait aux habitants, car le calcul initial était faussé.
14 juillet 2020 - **Charges** - Si des membres souhaitent changer le montant de leurs charges (à la hausse), il faut en faire la demande au trésorier.
15 juin 2020 - **Charges** - Décision de changer ou non le système de calcul du chauffage : statut quo !
le calcul est basé sur des acomptes de charges pour que la coopérative paie les factures. A la fin de la période, on fait le décompte en positif ou en négatif par rapport à la consommation réelle pour chacun. (voir plus de détails dans le PV)